ASTUCES POUR LE TELETRAVAIL : Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la vidéoconférence et le streaming tout en travaillant à domicile

Plusieurs semaines de confinement se sont déjà écoulées en raison de la situation du Covid19. Dans l’un de nos bulletins Flash précédents, nous vous avons donné quelques conseils sur le télétravail. Cette fois, nous voulions être plus précis et partager avec vous nos recommandations pour vos vidéoconférences et en streaming depuis votre domicile.

Bien que nous soyons déjà un peu habitués à travailler depuis notre domicile, nous avons encore beaucoup à apprendre. C’est le moment idéal pour améliorer nos compétences en communication virtuelle afin que nous puissions les utiliser non seulement maintenant, mais aussi à l’avenir, car nous savons trop bien que la société «après-Covid19» sera très différente de celle que nous avons laissée derrière nous. Travailler depuis notre domicile ne sera plus une exception, par conséquent, toutes les améliorations que nous connaissons maintenant dans notre environnement de travail à distance, seront utiles dans notre avenir.

Même si ces conseils sont plus orientés vers la vidéoconférence, qui semble être plus fréquente, le streaming vidéo devient de plus en plus important dans notre nouveau mode de vie, aussi bien au niveau professionnel comme pour nos loisirs, c’est un moyen d’envoyer un message en direct à un grand groupe de personnes. Par conséquent, ces conseils peuvent également être appliqués à cet outil de communication d´actualité.

UCI veut partager avec vous quelques conseils sur la façon de préparer la meilleure vidéoconférence et créer une bonne atmosphère pour le streaming :

1.     Appareil

Utilisez toujours un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable, situé sur une surface plane. Les portables ou les tablettes ne sont pas les meilleures options, à moins qu’ils ne soient connectés à votre poste principal. L’image doit être corrigée et correctement dirigée et vous devez avoir un accès facile à tous les outils nécessaires, tels que les documents que vous partagerez lors de votre présentation.

2.     Fermez les applications que vous n’utiliserez pas et vérifiez votre connexion Internet

Pour maximiser les performances lors de votre réunion vidéo, vous devez utiliser autant de puissance CPU que possible. Avant de commencer votre vidéoconférence, prenez le temps d’enregistrer votre travail et de fermer toutes les applications dont vous n’aurez pas besoin. C’est une bonne idée de prendre des précautions supplémentaires si vous avez l’intention de partager votre écran afin que les gens ne puissent pas voir les programmes qui contiennent vos données personnelles ou des informations privées. Trop d’applications ouvertes ralentissent également votre ordinateur pendant que vous êtes sur un appel vidéo.

Avant votre appel, vous pouvez vérifier le bon fonctionnement Internet à l’aide d’outils de test de vitesse, tels que Fast.com ou  Speedtest.net. Si vous n’obtenez pas assez de puissance, rapprochez-vous ou redirigez votre routeur/antenne Wi-Fi.

3.     Éclairage et arrière-plan

Il est préférable de faire un appel vidéo dans un endroit avec une bonne lumière naturelle, de sorte que votre visage soit bien éclairé. Cependant, si ce n’est pas le cas, vous pouvez utiliser une autre option, un éclairage doux. Essayez de ne pas vous asseoir le dos à une fenêtre, car votre visage apparaîtra très sombre. S´il n´y a pas d´autre option, vous pouvez placer une lampe de bureau en face de vous pour un bon éclairage de votre visage.

Il est préférable de choisir un endroit avec un fond neutre, rien de trop voyant. Dos à un mur, est une bonne option.

Si vous ne trouvez pas un arrière-plan approprié, vous pouvez essayer de d´utiliser un fond virtuel, option que certaines applications offrent.

4.     Testez la vidéo et l’audio

Avant de commencer un appel vidéo, assurez-vous que vos appareils vidéo et audio sont connectés et fonctionnent correctement, que l’image est bien centrée et que la lumière est appropriée. La plupart des outils de vidéoconférence ont un service d’appel de test. Regardez dans le menu des options ou des paramètres dans votre application de vidéoconférence.

5.     Position de la caméra

Il est important de positionner la caméra à un niveau optimal. Essayez de le mettre au niveau des yeux de sorte que vous êtes bien centré. Vous ne voulez pas que vos collègues aient un gros plan sur votre nez, ni que votre visage soit coupé en deux lors d’une réunion importante. C’est aussi une raison de ne pas utiliser votre portable à cette fin. Si vous utilisez un téléphone en position verticale et que vos collègues vous regardent depuis leurs ordinateurs, ils ne verront que la moitié de votre visage sans vous en rendre compte.

En outre, lorsque vous parlez, éviter de vous regarder sur la fenêtre du chat, mais regardez directement vers la caméra. De cette façon, vous centrez l´attention vers vos interlocuteurs.

6.     Utilisation des écouteurs et une caméra de qualité

Essayez d’utiliser des écouteurs lorsque vous êtes sur un appel vidéo, le son sera beaucoup plus net, meilleure solution que d’utiliser le microphone intégré de votre ordinateur. Pour éviter les coupures possibles de son, utilisez plutôt des écouteurs câblés plutôt que Bluetooth. Il existe des écouteurs qui annulent le bruit environnant, utiles si vous ne voulez pas que vos collègues entendent vos enfants ou votre famille, pendant la réunion.

Le microphone intégré et la caméra de votre ordinateur portable pourraient faire l´affaire. Mais si votre ordinateur est ancien ou n’a pas de caméra ou un micro de bonne qualité, une bonne idée est d’envisager d´acheter une meilleure caméra et de nouveaux écouteurs. Si la vidéoconférence va se transformer en un outil que vous utiliserez non seulement maintenant, mais aussi dans l’avenir, vous pourriez envisager ce petit investissement.

7.     Choisissez l’application appropriée

Il existe de nombreuses options d’application différentes. Vous devriez considérer le type de réunion ou de streaming que vous souhaitez organiser et choisir celui qui s’adapte le mieux à vos besoins :

  • Nombre de participants et combien aimeriez-vous visualiser sur votre écran en même temps ?
  • Participeront-ils tous ou seulement quelques-uns ?
  • Allez-vous partager des documents, et si oui, quel type (vidéo, audio, document de bureau) ?
  • Type de réunion : formelle, décontractée – il ya même des applications qui vous permettent de porter un costume virtuel ou de maquillage si vous souhaitez ajouter un peu d´humour à l’événement.

Vous devez également considérer le type d’appareil que le reste des participants utiliseront pour se connecter et vous assurer que l’APP que vous avez choisi fonctionne pour eux aussi. S’ils doivent télécharger l’application, ils devront le savoir à l’avance. Sinon, vous pouvez utiliser une application qui n’oblige pas aux participants à le télécharger, auquel cas, vous pouvez envoyer un lien direct afin qu’ils puissent se connecter pour participer à la réunion.

8.     Organisez la réunion / streaming

Si vous organisez une réunion, essayez d’organiser tous vos points à présenter et les documents que vous allez partager à l’avance. S’il y a un document sur lequel vos collègues doivent travailler durant la réunion, envoyez-le à l’avance afin qu’ils puissent également le connaître. De cette façon, vous n’aurez pas à passer les premières minutes de l’appel en attendant que tout le monde soit prêt.

Préparez bien tous les points de la réunion et suivez votre programme. Si plusieurs personnes y participent, assurez-vous que tout le monde suive la structure et l´organisation de la réunion.

9.     Tenue appropriée

Comme nous l’avons déjà suggéré lors des conseils de télétravail que nous avons envoyés sur l’un de nos bulletins Flash précédents, même si nous travaillons de la maison, nous devons nous habiller en conséquence. On ne peut pas rester en pyjama pendant nos vidéoconférences. Bien sûr, il n’est pas nécessaire d’en faire trop avec un costume complet trois pièces. Trouvez un juste milieu et habillez-vous décontracté, mais adapté au code vestimentaire de votre lieu de travail.

Oui, une tenue complète est nécessaire ? Si vous oubliez d’éteindre votre caméra avant de vous lever à un moment donné, il pourrait être embarrassant d´être en pyjama. Je suis sûr que nous avons tous regardé les blagues sur WhatsApp avec des situations stupides lors de vidéoconférence.

Les vêtements blancs ou noirs ne sont pas recommandés. Les couleurs vestimentaires doivent être neutres, évitant de trop jouer avec la lumière.

 

10.  Mutez-vous pendant que vous ne parlez pas

Lorsque vous êtes dans une réunion vidéo avec beaucoup de participants, il est préférable de couper votre son. N´activez le son que lorsque vous avez besoin de parler. Cela élimine tout bruit de fond de votre part ou si quelqu’un d’autre commence à parler dans votre entourage, ce qui est susceptible de se produire puisque vous êtes à la maison.

11.  Concentrez-vous sur la réunion

Même s’il est tentant d’utiliser le temps de vidéoconférence pour réaliser d’autres activités professionnelles, telles que vérifier vos e-mails ou même y répondre, ce n’est pas un bon moment. Essayez de faire attention à la personne qui parle, tout comme s’il s’agissait d’une réunion habituelle. Si vous ne faites pas attention, vos collègues le remarqueront.

12.  Si vous ne pouvez pas éloigner les enfants, tirez-en le meilleur parti

Si vous avez des enfants, demandez à quelqu’un d´autre de prendre soin d’eux, si cela est possible pendant que vous êtes sur un appel vidéo, ou trouvez-leur une activité pour les tenir occupés pendant que vous êtes en réunion. De toute façon, en cas contraire, compte tenu de la situation actuelle, les gens sont compréhensifs. Vous pouvez même parfois faire une petite interruption pour donner une touche un peu plus personnelle à votre réunion. Vous pouvez vous excuser et vous éloigner de la réunion pendant un moment pour aider votre famille, après les avoir présentés à vos collègues.