TELEWORKING TIPS: Videokonferenzen und Streaming

Es sind schon mehrere Wochen der Ausgangssperre aufgrund der Covid19 Situation. In einem unserer vorherigen Flash-Newsletter haben wir Ihnen Tipps für die Telearbeit gegeben. Dieses Mal wollten wir spezifischer sein und unsere Empfehlungen für Videokonferenzen und das Streaming von zu Hause mit Ihnen teilen.

Obwohl wir uns langsam an die Arbeit von zu Hause aus gewöhnen, haben wir noch viel zu lernen. Es ist der perfekte Moment, um unsere virtuellen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, damit wir sie nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft nutzen können, da wir sehr wohl wissen, dass die «After-Covid19»-Gesellschaft sehr anders sein wird als die die wir zurückgelassen haben.

Von zu Hause aus zu arbeiten, wird nicht mehr die Ausnahme sein, daher werden alle Verbesserungen, die wir jetzt in unserer Telearbeitsumgebung vornehmen, auch für unsere Zukunft nützlich sein.

Auch wenn diese Tipps eher auf Videokonferenzen ausgerichtet sind, die häufiger zu sein scheinen, wird Video-Streaming in unserem neuen Lebensstil immer wichtiger sein, sowohl für professionelle als auch für Freizeitzwecke, weil es eine Möglichkeit ist eine Live mit unseren Kontakten zu kommunizieren.

UCI möchte Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie die beste Videokonferenz und Streaming-Atmosphäre vorbereiten können:

  1. Geräte

Verwenden Sie immer einen Desktop- oder Laptop, der auf einer flachen Oberfläche eingestellt ist. Mobiltelefone oder Tablets sind keine guten Optionen, es sei denn, sie sind mit einer Dockingstation verbunden. Das Bild sollte fixiert und korrekt gerichtet sein, und Sie sollten einfachen Zugriff auf alle erforderlichen Tools haben, z. B. Dokumente, die Sie während der Präsentation brauchen könnten.

  1. Schließen Sie Apps die Sie nicht verwenden, und überprüfen Sie Ihre Internetverbindung

Um die Leistung während Ihres Videomeetings zu maximieren, sollten Sie so wenig CPU-Leistung wie möglich verwenden. Bevor Sie Ihre Videokonferenz starten, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre offenen Dokumente zu speichern und alle Apps zu schließen, die Sie nicht benötigen. Es ist eine gute Idee, zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, wenn Sie beabsichtigen Ihren Bildschirm zu teilen, damit Andere keine Programme sehen können die persönliche Daten oder private Informationen enthalten die niemand anderes sehen soll. Zu viele geöffnete Apps verlangsamen auch Ihren Computer, während Sie sich in einem Videoanruf befinden.

Vor Ihrem Anruf können Sie Ihre Internetgeschwindigkeit mithilfe von Geschwindigkeitstesttools wie Fast.com oder Speedtest.net überprüfen. Wenn Sie nicht genug Geschwindigkeit bekommen, bringen Sie Ihren Router näher an sich heran oder leiten Sie Ihren WLAN-Router / Antenne um. Wenn es immer noch nicht funktioniert sollten Sie Ihren Router neu starten.

  1. Beleuchtung und Hintergrund

Es ist am besten, einen Videoanruf an einem Ort mit natürlichem Licht zu machen, so dass Ihr Gesicht klar ist. Wenn es jedoch keine Option ist, versuchen Sie, unter einer weichen floreszenten Beleuchtung zu sitzen. Versuchen Sie nicht, vor einem Fenster zu sitzen, da Ihr Gesicht dunkel erscheint. Wenn dies die einzige Option ist, können Sie ihr Gesicht mit einer Schreibtischlampe Beleuchten.

Es ist am besten einen Ort mit einem neutralen Hintergrund zu wählen, nichts zu Unruhiges. Auch wenn man nur vor einer Wand sitzt, sollte alles in Ordnung sein.

Wenn Sie keinen geeigneten Hintergrund finden, können Sie versuchen, Ihren Hintergrund zu verwischen, oder Sie können sogar zu einem virtuellen Hintergrund wechseln, eine Option die einige Apps anbieten.

  1. Testen Sie das Video und Audio

Bevor Sie einen Videoanruf starten, überprüfen Sie dass Sowohl Ihre Video- als auch Ihre Audiogeräte angeschlossen sind und ordnungsgemäß funktionieren, dass das Bild zentriert ist und dass das Licht geeignet ist. Die meisten Videokonferenztools verfügen über einen Testanrufdienst.

  1. Position der Kamera

Es ist wichtig, die Kamera auf dem optimalen Niveau zu positionieren. Versuchen Sie, es direkt auf Augenhöhe zu setzen, so dass Sie nicht nach oben oder nach unten schauen. Sie möchten nicht, dass Ihre Kollegen während eines wichtigen Treffens in Die Nasenlöcher schauen oder Ihr Gesicht halbieren sehen. Dies ist auch ein sehr wichtiger Grund, Ihr Mobiltelefon nicht für diesen Zweck zu verwenden. Wenn Sie ein Telefon in vertikaler Position verwenden und Ihre Kollegen Sie auf ihren Computern beobachten, sehen sie nur die Hälfte Ihres Gesichts und Sie werden es nicht einmal wissen.

Wenn Sie sprechen, schauen Sie sich selbst oder das Chatfenster nicht an – schauen Sie direkt in die Kamera. Auf diese Weise werden andere nicht das Gefühl haben, das Sie abgelenkt sind.

  1. Verwendung von Headsets und einer Kamera mit guter Qualität

Versuchen Sie, Kopfhörer zu verwenden da der Ton viel sauberer ist als das integrierte Mikrofon Ihres Computers. Es gibt Headsets, die Geräuschunterdrückung haben, die hilfreich sind, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kollegen Ihre Kinder oder Mitbewohner während des Meetings hören.

Das eingebaute Mikrofon und die Kamera auf Ihrem Laptop sollten gut gehen. Aber wenn Ihr Computer alt ist oder keine gute Kamera oder kein Mikrofon hat, könnte es eine gute Idee sein, eine bessere Kamera und/oder ein Headset zu kaufen. Wenn Videokonferenzen zu einem Tool werden, das Sie nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft verwenden werden, sollten Sie diese kleine Investition in Betracht ziehen.

  1. Wählen Sie die entsprechende App

Es gibt viele verschiedene App-Optionen. Sie sollten die Art des Meetings oder Streamings berücksichtigen, die Sie organisieren möchten, und diejenige auswählen, die sich am besten an Ihre Bedürfnisse anpasst:

  • Anzahl der Teilnehmer und wie viele möchten Sie gleichzeitig auf dem Bildschirm visualisieren?
  • Werden sie alle teilnehmen oder nur einige?
  • Werden Sie Dokumente live teilen, und wenn ja, welcher Typ (Video, Audio, Digitale Dokumente..)?
  • Art der Besprechung: formell, lässig – es gibt sogar Apps, mit denen sie ein virtuelles Kostüm oder Make-up von Ihnen tragen können… vielleicht nicht das Ideale aber doch lustig.

Sie müssen auch die Art der Geräte berücksichtigen, die der Rest der Teilnehmer zum Verbinden verwenden wird, und sicherstellen, dass die APP, die Sie ausgewählt haben auch für sie funktioniert. Wenn sie die App herunterladen müssen, müssen sie es im Voraus wissen. Andernfalls können Sie eine App verwenden bei der nicht alle Teilnehmer sie herunterladen müssen. In diesem Fall können Sie einen direkten Link senden, an dem sie sich anmelden können, um an der Besprechung teilzunehmen.

  1. Organisieren Sie das Meeting / Streaming

Versuchen Sie alle Ihre Gesprächspunkte und die Dokumente, die Sie teilen möchten, im Voraus bereit zu haben. Wenn es ein Dokument gibt, an dem Ihre Kollegen während der Besprechung arbeiten müssen, senden Sie es bevor das Meeting beginnt, damit sie es auch handlich haben können. Auf diese Weise müssen Sie nicht die ersten Minuten des Anrufs damit verbringen, darauf zu warten, dass alle auf den Laufenden kommen.

Bereiten Sie alle Punkte der Besprechung vor und folgen Sie Ihrer Planung. Wenn mehrere Personen teilnehmen, vergewissern Sie sich dass jeder der Struktur des Treffens folgt.

  1. Angemessene Kleidung

Wie wir bereits in den Telearbeitstipps vorgeschlagen haben, obwohl wir von zu Hause aus arbeiten, müssen wir uns entsprechend kleiden. Wir können während unserer Videokonferenzen keinen Schlafanzug tragen. Natürlich muss man es nicht übertreiben und mit einem dreiteiligen Anzug erscheinen. Finden Sie einen Mittelpunkt und kleiden Sie sich lässig aber entsprechend der Kleiderordnung an Ihrem Arbeitsplatz.

Ja, Hosen sind optional, aber warum es riskieren …? Wenn Sie vergessen, Ihre Kamera auszuschalten, bevor Sie irgendwann aufstehen, könnte es peinlich sein. Ich bin sicher, dass wir alle schon WhatsApp-Witze mit albernen Videokonferenz-Dressing-Situationen erhalten haben.

Weiße oder schwarze Kleidung wird nicht empfohlen. Die Farben der Kleidung sollten neutral sein, um Ihnen das Licht nicht wegzunehmen.

  1. Stummschalten während Sie nicht sprechen

Wenn Sie in einem Video-Meeting mit vielen Teilnehmern sind, während Sie zu Hause sind, ist es am besten sich das Mikrophon auszusschalten wenn Andere sprechen. Dadurch werden Hintergrundgeräusche an Ihrem Ende eliminiert.

  1. Konzentrieren Sie sich auf das Treffen

Auch wenn es verlockend ist, Videokonferenzzeit zu nutzen, um andere Arbeitsverpflichtungen zu unterstützen, wie z. B. Ihre E-Mails zu überprüfen oder sogar zu beantworten, ist es kein guter Moment. Versuchen Sie, aufmerksamkeit zu schenken, wenn jemand spricht und halten Sie Ihre Augen auf die Kamera, so als ob es ein echtes Treffen wäre. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Ihre Kollegen dies bemerken.

  1. Wenn Sie Kinder nicht fernhalten können, machen Sie das Beste daraus

Wenn Sie Kinder haben, bitten Sie, wenn möglich, jemanden, sich um sie zu kümmern, während Sie in einem Videoanruf sind, oder finden Sie ihnen eine Aktivität, um sie während der Besprechung beschäftigt zu halten. Manchmal werden sie aber trotzdem in den Raum kommen. Angesichts der aktuellen Situation sind die Menschen verständnisvoll. Sie können sogar die Unterbrechung machen, um eine kleine persönliche Note zu Ihrem Treffen zu geben. Sie können sich entschuldigen und für einen Moment von der Besprechung absehen, um Ihrer Familie zu helfen, nachdem Sie sie Ihren Kollegen vorgestellt haben.